Den Nutzen des Business Intelligence-Einsatzes messen, darstellen und optimieren

26. August 2009 | Kategorie: BI

Geplante BI-Vorhaben stehen typischerweise im Spannungsfeld zwischen effektiven Kosten und schwer nachweisbarer Nutzendarstellung. Hand aufs Herz: Der Nachweis kann letztlich erst nach Projektende erbracht werden, wenn die BI-Lösung eine Zeitlang im Einsatz ist.

Vor der Frage der Nutzendarstellung stand auch ein Schweizer Logistikunternehmen. Ziel war es, über ein breit ausgerolltes Management Informationssystem zu erfahren, ob und wie dies tatsächlich verwendet wird und wo die Applikation (oder Teile daraus) in ihrem Lebenszyklus stehen – und dies idealerweise zu jedem möglichen Zeitpunkt. Mit Hilfe solcher Informationen ist es nicht nur möglich, die erbrachten Investitionskosten eines BI-Vorhabens dem tatsächlichen Nutzen gegenüberzustellen und somit den Wertbeitrag darzustellen, sondern auch geplante Investitionen bei künftigen Weiterentwicklungsvorhaben besser zu prognostizieren.

Um dies sicherzustellen, wurde wie folgt vorgegangen:

1. Definition der erforderlichen Informationen, die zum Nachweis über den Nutzen der Lösung gewünscht sind. Beispiele sind: User Zugriffe, Nutzungshäufigkeiten von Inhalten/Applikationsbereichen oder der gesamten Applikation, Kriterien für oder gegen die Abschaltung von gewissen Applikationsbereichen, oder auch explizite Berichte zur standardisierten Darstellung.
2. Entwicklung und Bereitstellung einer technischen Lösung für ein Meta Reporting („BI über BI“). Diese zeichnet die tatsächliche Verwendung der kundenspezifischen Applikation auf und stellt die Informationen für standardisierte und analytische Berichte, Statistiken und Trendmodelle zur Verfügugn. Ein Teil der Lösung unterstützt während der Entscheidungsfindung bei Projekt- und Weiterentwicklungsvorhaben und lässt den Lebenszyklus der Applikation (oder auch nur Teilbereiche davon) identifizieren. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung mit Hilfe verschiedener Detailansichten, die konkrete Nutzung der Applikation auszuwerten, um so den Betrieb des Systems und dessen Prozesse bestmöglich zu unterstützen.
3. Verankerung eines Steuerungsprozesses der sicherstellt, dass die gewonnenen Erkenntnisse in die Entscheidungsprozesse einfliessen, Massnahmen abgeleitet und messbare Wertbeiträge erzielt werden können.

Fazit: Insbesondere bei grossen BI-Applikationen (Management Cockpits, Management Informationssysteme, etc.) mit vielen Anwendern, bei denen die tatsächliche Verwendung nicht mehr nur bei den Usern nachgefragt oder auch geschätzt werden kann, ist diese Transparenz von grösster Bedeutung. So zeigt sich, dass mit Hilfe fundierter Informationen, den richtigen Kennzahlen und durch einen gelebten Steuerungsprozess der Nutzen und der Wertbeitrag eines BI-Vorhabens nachgewiesen, geplante Weiterentwicklungen zielorientierter entschieden und der operative Betrieb durch Detailinformationen unterstützt werden können.

Kai Schlecker, Senior Consultant, Brightcon AG