Kalkulationsmeister – Was kostet und was nutzt Business Intelligence?

15. Oktober 2012 | Kategorie: BI

Die Schweizerische Post ermittelt dies seit drei Jahren systematisch. Im Konzernbereich Poststellen und Verkauf (PV) werden die Auswertungen über Business Intelligence systematisch ermittelt. Investitionsentscheide sind rechenbar und Informationen dort, wo sie Mehrwert bringen. Warum braucht dies ein Unternehmen wie die Schweizerische Post?

Erstens: Business Intelligence wird heute nicht mehr nur bereitgestellt, sondern systematisch gesteuert – insbesondere auf der Kosten, aber natürlich auch auf der Nutzenseite. Die Ansätze dazu – etwa Managed Services, Demand Management oder Agile Development – erfordern verlässliche Kenntnisse über die BI-Investitionen und deren Nutzen.

Zweitens: Zu einem gewissen Anteil wird das Unternehmen zu Auswertungen über Business Intelligence geradezu gezwungen: So steht sie beim Thema «Big Data» vor nicht unerheblichen Investitionsentscheiden, mit hoher Wahrscheinlichkeit auch vor methodischen Paradigmenwechseln. Solche Entscheidungen sind schlichtweg nicht ohne belastbare Zahlen zu treffen.

Last but not least: Der hohe Stellenwert von Business Intelligence hat dazu geführt, dass Verantwortliche heutzutage in einer Rolle sind, die große Leadership- Qualitäten erfordern – multinational, quer durch die Hierarchie und über alle Funktionen hinweg. Diese Leute sind weniger die technologiebegeisterten Freaks, sondern die nüchtern kalkulierenden Manager – deren Handlungsbasis der Business Case ist. Dazu brauchen sie Auswertungen über Business Intelligence. 

Es geht um eine bessere Steuerung der BI-Entwicklung und des -Einsatzes im Unternehmen. Und wie bei jeder Steuerung haben wir es hier mit vier Komponenten zu tun: Es gibt erstens Führungsinhalte, die dann – zweitens – in einem systematischen Prozess bearbeitet und drittens durch eine BI-Applikation unterstützt werden. Und viertens: Change! Denn oft lassen erst die Auswertungen mittels BI erkennen, wo die Verbesserungspotentiale in Sachen Kosteneinsparung und Nutzenverbesserung liegen. Dies führt zu Veränderungen zum Beispiel bei hausinternen Shared Service-Center-Einführungen. So unterstützen Auswertungen über BI oft nötige Veränderungen und dienen als wichtige Informationsquelle zur Messung der Leistungssteuerung.

In der operativen Praxis nutzt die Schweizerische Post PV die BI-Auswertungen mit zwei Plattformen. Zunächst das monatlich tagende BI-Management- Board, wo die BI-Statistiken über Berichtsverwendungen ein zentraler Diskussionsgegenstand sind. Bei Bedarf werden Informationen bis auf die Kennzahlebene ausgewertet. Dazu zählen die Anzahl der Zugriffe auf Reports mit Datum und Uhrzeit oder die Frage, welche Zielgruppe welche Reports wie häufig konsumiert (ohne personenbezogene Daten).

Eine weitere Plattform ist das Fachanforderungsgremium. Dort stellt Thomas Steiner, Leiter Business Intelligence, proaktiv die Nutzung von Reports und Kennzahlen dar, wodurch eine Bewertung des Wertbeitrags und die Selektion einzelner Berichte nicht nur top-down sondern auch bottom-up läuft. Hierdurch wird eine dynamische Steuerung ermöglicht und die Ressourcen sowohl im Controlling als auch im Fachbereich und im BI-Management zielgerichteter auf die wirklich relevanten Aufgaben der Informationsbetreuung und -verwertung gelenkt.

Und wie bewertet das Management der Schweizerischen Post den Nutzen? Die Auswertungen haben definitiv zu einem Bewusstseinswandel in der Verwendung von Business Intelligence im Unternehmen geführt. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Entwicklung: Der einzelne Business Case stellt heute Kosten und Nutzen viel mehr in den Vordergrund und ist sowohl in der Entwicklung als auch im Betrieb spürbar verankert: Statt einer Masse an individuell zugeschnittenen Berichten – von denen viele effektiv abgeschafft wurden – stehen inzwischen die Mehrfachverwendung und der Wert für die Entscheidungsunterstützung im Vordergrund. Dies wird nicht nur durch das Requirement Engineering vorgegeben, sondern auch von den Projektund Entwicklungsteams gelebt.

Im Bereich des Betriebs lassen sich die Plattformkosten heute deutlich gezielter steuern. Allein die Übersichtlichkeit und Standardisierung der Anwendungen, aber auch die Planbarkeit helfen hier ungemein. Außerdem kann der Einsatz von externen Ressourcen zu Spitzenanwendungszeiten genauer geplant werden.

Fazit: Angesichts der relativ geringen Kosten zur Bereitstellung von Auswertungen über BI ist der Nutzen daraus enorm – nicht zuletzt, weil der Wertbeitrag aus der Grauzone heraustritt und steuerbar wird. Eigentlich ein passendes Weihnachtsgeschenk für jeden BI-Manager!

Autor: Ralph Riede Partner & Management Consultant bei der Brightcon AG, ralph.riede@brightcon.com

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